Wir versuchen dem Grundsatz zu folgen, dass die besten Daten diejenigen sind, die nicht erhoben werden. Dennoch fallen bei der Kommunikation und zur Erfüllung Ihrer Wünsche im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit personenbezogene Daten an, die wir automatisch verarbeiten.

Ihre Daten werden bei uns In-House oder auf Servern in geschützten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Die metromorph softworks GmbH unternimmt umfangreiche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, über die wir Sie als Betroffene gerne informieren.

Wir werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben. Ausnahmen machen wir nur mit Ihrer vorherigen expliziten Einwilligung und nur um Ihren Auftrag abwickeln zu können.

Erhobene Daten beim Zugriff auf unsere Internetpräsenz

Zur Datenvermeidung verwendet unsere Seite keine Cookies und bindet keine Social-Media-Plugins ein.

Beim Zugriff auf unseren Webserver speichern wir:

• Ihre IP-Adresse
• den Zugriffszeitpunkt
• Informationen, die Ihr Browser an unsere Server sendet (Browserkennung, verwendetes Betriebssystem und den Referrer-Link)

Diese Daten verwenden wir zur Fehleranalyse und zur Erstellung von anonymisierten Nutzerstatisktiken. Der Log-Eintrag mit Ihren personenbezogenen Daten wird nach spätestens 6 Wochen gelöscht. Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Quellen statt.

Zur zusätzlichen Sicherung dieser Daten verwenden wir für den Zugriff auf unsere Internetpräsenz SSL bzw. TLS-Verschlüsselung über das HTTPS-Protokoll.

Erhobene Daten im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen oder sich für unsere Produkte interessieren, speichern wir die folgenden Daten soweit diese für Ihre Anliegen nötig sind:

• Personenstammdaten
  • Name, Vorname, akademischer Titel
  • Adresse
• Kommunikationsdaten
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnumer/Faxnummer
  • Daten aus E-Mail-Headers (diese können Ihre IP-Adresse und den von Ihnen verwendeten Mail-Client enthalten)

Unterlagen, die wir zur Erfüllung von rechtlichen Pflichten, wie zum Beispiel § 147 Abs. 1 AO oder §257 HGB aufbewahren müssen, speichern wir nach den gesetzliche geforderten Aufbewahrungsfristen 6 bzw. 10 Jahre. Alle anderen Unterlagen, wie Notizen oder E-Mails, löschen wir 2 Jahre nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs bzw. spätestens 2 Jahre nach Beendingung der Geschäftsbeziehung.

Erhobene Daten im Falle der Nutzung unseres Hilfesystems

Um Ihre Fragen möglichst schnell bearbeiten zu können, nutzen wir ein Helpdesk-System und verarbeiten so personenbezogene Daten von Ihnen. Wir behandeln diese Daten selbstverständlich vertraulich und geben Sie nicht ohne Ihre Zustimmung an dritte weiter.

In unserem Hilfesystem speichern wir die gesamte Kommunikation mit Ihnen einschließlich der Daten, die uns Ihr Mailprogramm übermittelt, wie zum Beispiel den Programmnamen, den Sendezeitpunkt etc. Wenn Sie uns kontaktieren (zum Beispiel per E-Mail über hilfe@metromorph.de, aber teilweise auch per Sprachbox oder andere Mailadressen), wird im Helpdesk-System für Sie ein Kundenkonto angelegt, das folgende Daten enthält:

• Personenstammdaten
  • Name, Vorname, akademischer Titel
• Kommunikationsdaten
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Kopfdaten
  • Inhalte der Kommunikation
  • Antworten und Anmerkungen unserer Mitarbeiter zu Ihrem Anliegen
  • Aufzeichnung von Sprachboxnachrichten, die Sie uns hinterlassen haben
  • ev. Zuordnung zu einer Organisation

Zugriff auf diese Daten haben nur unsere Supportmitarbeiter und gegebenenfalls Mitarbeiter Ihrer Organisation, falls es eine entsprechende Vereinbarung gibt.

Über das Hilfesystem (https://hilfe.metromorph.de) haben Sie jederzeit Einblick in die gespeicherten Daten. Zugang erhalten Sie über die Antwortmail auf Ihre Anfrage oder ein Loginpasswort.

Damit wir Ihnen schnell weiterhelfen können, heben wir ihre Anfragen für einen angemessenen Zeitraum auf. Spätestens zwei Jahre nach der letzten Kommunikation zu einer Anfrage werden alle zugehörigen Daten gelöscht.

Ihr Kundenprofil wird spätestens 5 Jahre nach der letzten Kommunikation gelöscht.

Unterlagen von Bewerbern und Bewerberinnen

Sollten Sie uns Bewerbungsunterlagen zugesandt haben, speichern wir diese bis zu 6 Monate nach erfolgreicher Besetzung der Stelle, jedoch maximal ein Jahr.

Verantworlicher für die Verarbeitung der Daten bei der metromorph softworks GmbH im Sinne von §4 DSGVO ist:

Sie haben die folgenden Rechte:

Widerrufsrecht

Sollten Sie uns eine Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten gegeben haben, haben Sie das Recht dazu, diese freiwillige Einwilligung jederzeit zurückzurufen. Bitte senden Sie dazu eine formlose E-Mail an datenschutz@metromorph.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Auskunftsrecht

Sie können jederzeit erfragen, welche Daten wir zu Ihrer Person speichern und haben das Recht von uns Auskunft zu erhalten. Bitte senden Sie dazu eine formlose E-Mail an datenschutz@metromorph.de. Wir werden Ihnen dann die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und den Zweck der Verarbeitung zukommen lassen.

Recht auf Berichtigung

Sollten personenbezogene Daten, die wir mit Ihrer Einwilligung oder eine rechtlichen Vorschrift rechtskonform verarbeiten und speichern unrichtig sein, haben Sie das Recht, dass wir diese Berichtigen.

Recht auf Vergessen werden

Sollten Sie Ihre Einwilligung zur Datenspeicherung widerrufen oder die uns gesetzlich auferlegten Speicherfristen ablaufen, haben Sie das Recht, dass Ihre bei uns gespeicherten Daten gelöscht werden. Sollten keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, können Sie anfordern, dass auch einzelne Dokumente, Mails oder andere Datensätze, die personenbezogene Daten beinhalten von uns gelöscht werden. Senden Sie dazu bitte einfach eine Mail an datenschutz@metromorph.de. Wir kommen Ihrer Löschung nach einer rechtlichen Prüfung des Anliegens nach.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Soweit wir Daten für Sie in Ihrem Auftrag und auf Grundlage einer Einwilligung speichern und verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Daten an Sie oder Dritte aushändigen zu lassen. Dies muss in einem maschienenlesbaren Format erfolgen, so dass der Weiterverwendung der Daten bei einem anderen Dienstleister so wenig als möglich im Wege steht. Um dies zu ermöglichen, wenden Sie sich einfach an den Ansprechpartner zu Ihrem Auftrag. Wir stehen Ihnen bei der Datenübertragung unterstützend zu seite.